Compliance vedr. Databeskyttelsesforordningen
Gældende for Fodkompagniet, CVR 38350560
Virksomhedens navn:
Fodkompagniet, v/Bine Siefert, Krovejen 28, 4571 Grevinge
Kontaktinformation:
Telefon 40803606
Mail: kontakt@fodkomp.dk
Hjemmeside https://fodkomp.dk.
Fagområde:
Fodbehandling
Dataansvarlig:
Bine Siefert
Databehandler:
Bine Siefert
Journalisering:
Mine kunders oplysninger opbevares i et digitalt journalsystem under platformen Planway.
Planway: Benyttes som onlinekalender med bookingsystem. Der er tale om personoplysninger, herunder navn, telefonnummer, adresse, mailadresse samt fødselsdato. Planway har selvstændigt sikret sig, at de overholder gældende Databeskyttelsesforordning.
Fodkompagniet benytter regnskabsprogrammet E-conomic.
Der er adgang til Planway via telefon/iPad i klinikken samt fra computer. Telefonen er beskyttet mod adgang med dels adgangskode og dels ”fingeraftryksgodkendelse”. Computeren er opdateret med firewall og antivirusprogram. Begge elektroniske arbejdsredskaber er således beskyttet mod uberettiget adgang.
Indhentede oplysninger opbevares i 5 år, medmindre kunden ønsker oplysningerne slettet.
Følsomme personoplysninger:
Fodkompagniet opbevarer udelukkende helbredsoplysninger på kunderne: Da det gælder fodbehandlinger er oplysningerne udelukkende vedrørende den behandling, den enkelte kunde modtager. Oplysningerne er således:
Hårdhudsdannelser, tåneglenes tilstand, evt. ligtorne, fodstillinger, hydsygdomme på fødderne og lignende tilstande, der har betydning for selve fodbehandlingens udførelse.
Indtagelse af medicin og oplysning om sygdomme: Der indhentes alene oplysninger om indtagelse af antikoagulerende midler, diabetesforhold og evt. behandling i kemoterapi.
Antikoagulerende midler kan have betydning for behandlingen, såfremt en lille utilsigtet rift forekommer. Diabetes og kemoterapi kan have betydning for de anatomiske forhold i forbindelse med behandlingen.
Almindelige personoplysninger:
Fodkompagniet opbevarer oplysninger om navn, adresse, fødselsdato, arbejdsforhold og evt. mailadresse.
Der kan efter aftale lægges fotos ind i journalsystemet, således at det er muligt visuelt at følge behandlingens udvikling. Billederne slettes fra telefonen så snart de er uploadet til Planways platform.
De almindelige personoplysninger indhentes til brug for kontakt til kunden. Arbejdsforhold indhentes, da f.eks. specielle sko kan have betydning for fodlidelser.
Behandling af oplysninger:
Der henvises til ovenfor beskrevet for så vidt angår anvendelsen af oplysningerne.
Den enkelte kunde afgiver samtykke ved underskrift på en samtykkeerklæring der uploades i journalsystemet. Kunden er forinden gjort bekendt med herværende compliance, så kunden er fuldt ud oplyst om, hvad dennes oplysninger anvendes til og hvor, oplysningerne måtte befinde sig.
I forbindelse med afgivelse af sit samtykke, er kunden endvidere oplyst om, at denne kan trække sit samtykke tilbage, ligesom denne har adgang til at klage til Datatilsynet.
Den registrerede:
Som tidligere beskrevet opbevares den registreredes (kundens) oplysninger – herunder almindelige og følsommer personoplysninger – i et digitalt kartotek.
Har kunden selvstændigt bestilt sin behandling i Planway, står denne selv for indtastning af yderligere almindelige oplysninger som adresse og mailadresse.
Samtykke:
Den enkelte kunde afgiver samtykke ved underskrift på sit samtykkeerklæring. Kunden er forinden gjort bekendt med herværende compliance, så kunden er fuldt ud oplyst om, hvad dennes oplysninger anvendes til og hvor, oplysningerne måtte befinde sig. Kunden tilbydes ligeledes en kopi af compliancen, såfremt dette måtte ønskes.
I forbindelse med afgivelse af sit samtykke, er kunden endvidere oplyst om, at denne kan trække sit samtykke tilbage, ligesom denne har adgang til at klage til Datatilsynet.
Rettigheder:
Fodkompagniets kunder er gjort bekendt med, at de til enhver tid har ret til at se de oplysninger, der opbevares på dem samt retten til at få urigtige oplysninger rettet.
De er endvidere gjort bekendt med, at de har ret til at gøre indsigelse mod direkte markedsføring, profilering samt at flytte deres oplysninger (dataprotabilitet), såfremt de måtte ønske dette.
Videregivelse:
Fodkompagniet gør sine kunder bekendt med, at deres navn og telefonnummer anvendes i Planway. Anvendelsen har til formål at udsende en påmindelses-sms dagen inden behandling. Kunden er videre oplyst om, og kan på ethvert tidspunkt få bilag 1 at se, at Planway overholder Databeskyttelsesforordningen.
Nogle kunder er godkendt af deres kommune til at modtage udvidet helbredstillæg. Fodkompagniet udleverer kvittering direkte til kunden. Det påhviler således den enkelte kunde selv at aflevere sin kvittering til kommunen for at indhente evt. udvidet helbredstillæg, hvorfor Fodkompagniet ikke udleverer kundeoplysninger direkte til kommunen.
Gundestrup d. 18. september 2023
Bine Siefert
Indehaver af Fodkompagniet